Hoppa till innehållet
Kontakta oss

Automatisera dokumenthanteringen

Avtal, underlag och blanketter sorteras, läses av och hamnar på rätt ställe, utan att någon behöver öppna varje fil.

Boka ett kostnadsfritt kartläggningsmöte Så går det till ↓
  • Hittas direkt. Dokumenten sparas med rätt namn, på rätt plats.
  • Inget gissas. Det osäkra flaggas och går till en människa för granskning.

Automatisera arbetet med dokument från läsning till rätt åtgärd

Låt dokument läsas, förstås och hanteras automatiskt, från att de kommer in tills rätt information finns på rätt plats.

Avtal, intyg, blanketter, underlag och bilagor kommer ofta in via mejl eller andra kanaler och behöver därefter sorteras, granskas, sparas och ibland registreras i ett annat system.

När det görs manuellt behöver någon öppna varje dokument, identifiera vad det innehåller, hitta rätt uppgifter och avgöra vad som ska hända härnäst. Det tar tid och ökar risken för att information registreras fel, dokument hamnar på fel plats eller blir liggande.

Vi bygger lösningar som tar emot dokumenten, identifierar vad de innehåller, plockar ut relevant information och för den vidare till rätt system eller arbetsflöde. Dokument som följer tydliga regler kan hanteras automatiskt, medan avvikelser och osäkra fall skickas vidare till en människa för kontroll.

Resultatet är mindre manuell dokumenthantering, snabbare informationsflöden och bättre kontroll över att rätt information hamnar på rätt plats.

Vi börjar alltid i processen, inte i tekniken.

WS Partner

Känner ni igen er?

  • 01 Dokument kommer in via mejl och sorteras manuellt. automatiseras
  • 02 Uppgifter i avtal och blanketter skrivs av till ett system. automatiseras
  • 03 Det tar tid att hitta rätt version av ett dokument. automatiseras
  • 04 Kontroller av underlag görs manuellt, dokument för dokument. automatiseras
  • 05 Dokument blir liggande i en inkorg i väntan på att någon hinner. automatiseras

Vad som kan automatiseras

  • 01

    Sortering

    Inkommande dokument klassas och skickas till rätt mapp, system eller person.

  • 02

    Avläsning

    Datum, belopp, parter, villkor och andra uppgifter plockas ut och sparas strukturerat.

  • 03

    Kontroll

    Underlag kontrolleras mot regler och krav, och det som saknas flaggas.

  • 04

    Arkivering

    Dokumenten sparas med rätt namn, på rätt plats, kopplade till rätt kund eller ärende.

  • 05

    Skapa dokument

    Avtal, offerter och intyg som fylls i automatiskt från era system.

  • 06

    Bevakning

    Påminnelser när ett avtal löper ut eller ett underlag saknas.

Så går det till

Från manuell process till färdig lösning. Ni ser den fungera innan ni bestämmer er.

  1. 01

    Kartläggningsmöte

    Vi går igenom hur ni arbetar idag och identifierar vilken återkommande process som är mest relevant att automatisera. Målet är att tydligt avgränsa vad som ska lösas.

  2. 02

    Teknisk genomgång

    Vi går djupare i processen, systemen och informationen som lösningen behöver hantera. Här fastställer vi hur lösningen ska byggas och vad den behöver kunna göra.

  3. 03

    Första version & demo

    Vi bygger en första fungerande version och visar hur lösningen fungerar i praktiken. Ni får möjlighet att testa, ge feedback och säkerställa att vi har förstått processen rätt.

  4. 04

    Färdig lösning

    Efter era synpunkter färdigställer vi lösningen och går igenom hur den fungerar, används och hanterar eventuella undantag.

  5. 05

    Uppföljning

    När lösningen har använts i praktiken följer vi upp resultatet, fångar upp frågor och gör mindre justeringar vid behov.

Där era dokument redan finns

Lösningen hämtar dokument där de kommer in och sparar dem där ni redan arbetar.

  • E-post
  • Dokumentlagring
  • Ekonomisystem
  • ERP
  • CRM
  • PDF

Vanliga frågor om automatiserad dokumenthantering

Fler svar finns bland alla vanliga frågor, eller fråga oss direkt.

Ofta ja. Hur väl det fungerar beror på kvaliteten i underlaget, och det går vi igenom innan något byggs. Det som inte kan läsas säkert flaggas.

Vi går igenom vilken information som behandlas, vem som ska ha åtkomst och vilka säkerhetskrav som gäller innan lösningen byggs, och anpassar upplägget efter det.

Närliggande tjänster

Alla tjänster

Finns det något ni fortfarande gör manuellt varje vecka?

Låt oss gå igenom hur ni arbetar idag och se om det finns en process som är värd att automatisera.

Boka ett kostnadsfritt kartläggningsmöte

30 minuter · kostnadsfritt

Esc
↑↓ välj ↵ öppna 36 poster