Hoppa till innehållet
Kontakta oss

Automatisera orderhanteringen

Order som kommer in via mejl, formulär eller andra kanaler förs över till affärssystemet automatiskt, utan att någon behöver skriva av dem.

Boka ett kostnadsfritt kartläggningsmöte Så går det till ↓
  • Kunderna beställer som vanligt. Lösningen anpassas efter dem, inte tvärtom.
  • Fel fångas tidigt. Otydliga order flaggas i stället för att läggas in fel.

Automatisera orderflödet från beställning till affärssystem

Låt inkommande order registreras automatiskt, oavsett om de kommer via mejl, PDF, formulär eller andra kanaler.

Order kommer ofta in på flera olika sätt. I många företag behöver någon därför läsa varje beställning, tolka innehållet och registrera kund, artikel, antal, leveransadress och övriga uppgifter manuellt i affärssystemet innan ordern kan gå vidare till plock, produktion eller leverans.

Det tar tid och skapar samtidigt en tydlig risk för fel. Ett felaktigt artikelnummer, fel antal eller en missad leveransadress kan påverka hela flödet och upptäcks ofta först när ordern redan har gått vidare.

Vi bygger lösningar som läser ordern där den kommer in, tolkar innehållet, matchar uppgifterna mot era register och skapar ordern direkt i affärssystemet. Tydliga order kan gå vidare automatiskt, medan avvikelser och osäkra fall skickas till en människa för kontroll.

Resultatet är mindre manuell registrering, färre fel och ett snabbare orderflöde från beställning till nästa steg i verksamheten.

Vi börjar alltid i processen, inte i tekniken.

WS Partner

Det här brukar vara läget

  • 01 Order kommer via mejl och skrivs in manuellt i affärssystemet. automatiseras
  • 02 Kunder beskriver artiklar med egna namn i stället för artikelnummer. automatiseras
  • 03 Orderbekräftelser skickas manuellt. automatiseras
  • 04 Ordermottagningen blir en flaskhals vid toppar. automatiseras
  • 05 Fel i orderregistreringen upptäcks först vid leverans. automatiseras

Steg i orderflödet som kan automatiseras

  • 01

    Mottagning

    Order hämtas från mejl, formulär, portaler och andra kanaler.

  • 02

    Tolkning

    Kund, artiklar, antal och leveransuppgifter läses ut, även ur fritext.

  • 03

    Matchning

    Artiklar och kunder matchas mot era register.

  • 04

    Registrering

    Ordern skapas i affärssystemet.

  • 05

    Bekräftelse

    Orderbekräftelsen skickas till kunden automatiskt.

  • 06

    Avvikelser

    Otydliga order och avvikelser flaggas och går till rätt person.

Så går det till

Från manuell process till färdig lösning. Ni ser den fungera innan ni bestämmer er.

  1. 01

    Kartläggningsmöte

    Vi går igenom hur ni arbetar idag och identifierar vilken återkommande process som är mest relevant att automatisera. Målet är att tydligt avgränsa vad som ska lösas.

  2. 02

    Teknisk genomgång

    Vi går djupare i processen, systemen och informationen som lösningen behöver hantera. Här fastställer vi hur lösningen ska byggas och vad den behöver kunna göra.

  3. 03

    Första version & demo

    Vi bygger en första fungerande version och visar hur lösningen fungerar i praktiken. Ni får möjlighet att testa, ge feedback och säkerställa att vi har förstått processen rätt.

  4. 04

    Färdig lösning

    Efter era synpunkter färdigställer vi lösningen och går igenom hur den fungerar, används och hanterar eventuella undantag.

  5. 05

    Uppföljning

    När lösningen har använts i praktiken följer vi upp resultatet, fångar upp frågor och gör mindre justeringar vid behov.

Kopplat till ert affärssystem

Lösningen byggs runt det affärssystem ni har. Ordern hamnar där den alltid har hamnat, bara utan avskrivningen.

  • ERP
  • Affärssystem
  • E-post
  • Webbformulär
  • CRM
  • Excel

Vanliga frågor om automatiserad orderhantering

Fler svar finns bland alla vanliga frågor, eller fråga oss direkt.

Ja. Lösningen kan tolka fritext och matcha kundens beskrivning mot era artiklar. Det som inte går att tolka säkert flaggas för granskning.

Nej. Lösningen anpassas efter hur kunderna redan beställer, inte tvärtom.

Ja, och det är oftast det vi rekommenderar. Börja med den kanal som står för flest order, se att det fungerar och bygg vidare därifrån.

Närliggande tjänster

Alla tjänster

Finns det något ni fortfarande gör manuellt varje vecka?

Låt oss gå igenom hur ni arbetar idag och se om det finns en process som är värd att automatisera.

Boka ett kostnadsfritt kartläggningsmöte

30 minuter · kostnadsfritt

Esc
↑↓ välj ↵ öppna 36 poster