Hoppa till innehållet
Kontakta oss

Automatisera fakturahanteringen

Leverantörsfakturor läses av och läggs in i ekonomisystemet automatiskt. Det som är osäkert flaggas för granskning i stället för att gissas.

Boka ett kostnadsfritt kartläggningsmöte Så går det till ↓
  • Attesten är kvar. Er rutin för godkännande ändras inte.
  • Inget gissas. Det osäkra flaggas och går till en människa för granskning.

Automatisera fakturaflödet från underlag till bokföring

Låt fakturor hanteras automatiskt från det att de kommer in tills rätt information finns på plats i ekonomisystemet.

Fakturor kommer ofta in via mejl, PDF, olika filformat eller andra kanaler. I många företag behöver någon fortfarande öppna varje faktura, läsa av uppgifterna, registrera dem i ekonomisystemet, matcha mot order eller underlag, kontera och skicka vidare för attest.

Det är återkommande arbete som tar tid och samtidigt kräver hög noggrannhet. Ett felaktigt belopp, en missad referens eller fel kontering kan skapa problem längre fram i flödet.

Vi bygger lösningar som läser fakturor, plockar ut rätt information och för den vidare automatiskt till nästa steg i processen. Fakturor som följer tydliga regler kan hanteras direkt, medan avvikelser eller osäkra fall skickas vidare till en människa för kontroll.

Resultatet är mindre manuell hantering, färre fel och ett snabbare fakturaflöde från underlag till bokföring.

Vi börjar alltid i processen, inte i tekniken.

WS Partner

Känner ni igen er?

  • 01 Fakturor skrivs av från PDF till ekonomisystemet. automatiseras
  • 02 Fakturor kommer till en gemensam inkorg och fördelas manuellt. automatiseras
  • 03 Matchning mot order eller inköp görs manuellt. automatiseras
  • 04 Leverantörer skickar fakturor i många olika format. automatiseras
  • 05 Månadsbokslutet väntar på att alla fakturor ska hinna registreras. automatiseras

Vad som kan automatiseras i fakturaflödet

  • 01

    Inläsning

    Fakturor hämtas från inkorgen eller en mapp så fort de kommer in.

  • 02

    Avläsning

    Leverantör, belopp, moms, datum och referenser läses av, oavsett fakturans format.

  • 03

    Kontroll

    Uppgifterna kontrolleras mot leverantörsregister, order och tidigare fakturor.

  • 04

    Registrering

    Fakturan förs in i ekonomisystemet med rätt uppgifter och underlaget bifogat.

  • 05

    Flaggning

    Det som avviker eller är osäkert flaggas för granskning i stället för att gissas.

  • 06

    Uppföljning

    Påminnelser och sammanställningar av fakturor som väntar på attest eller betalning.

Så går det till

Från manuell process till färdig lösning. Ni ser den fungera innan ni bestämmer er.

  1. 01

    Kartläggningsmöte

    Vi går igenom hur ni arbetar idag och identifierar vilken återkommande process som är mest relevant att automatisera. Målet är att tydligt avgränsa vad som ska lösas.

  2. 02

    Teknisk genomgång

    Vi går djupare i processen, systemen och informationen som lösningen behöver hantera. Här fastställer vi hur lösningen ska byggas och vad den behöver kunna göra.

  3. 03

    Första version & demo

    Vi bygger en första fungerande version och visar hur lösningen fungerar i praktiken. Ni får möjlighet att testa, ge feedback och säkerställa att vi har förstått processen rätt.

  4. 04

    Färdig lösning

    Efter era synpunkter färdigställer vi lösningen och går igenom hur den fungerar, används och hanterar eventuella undantag.

  5. 05

    Uppföljning

    När lösningen har använts i praktiken följer vi upp resultatet, fångar upp frågor och gör mindre justeringar vid behov.

Runt ert ekonomisystem

Lösningen byggs runt det ekonomisystem ni redan använder. Ni behöver inte byta system eller ändra hur ni attesterar.

  • Ekonomisystem
  • ERP
  • E-post
  • PDF
  • Excel

Vanliga frågor om automatiserad fakturahantering

Fler svar finns bland alla vanliga frågor, eller fråga oss direkt.

Ja. Lösningen är byggd för att läsa fakturor i de format ni faktiskt får in, och det den inte kan läsa säkert flaggas för granskning.

Inbyggd tolkning löser ofta avläsningen men inte stegen runt om: hämtning ur rätt inkorg, kontroll mot order, fördelning och uppföljning. Vi tittar på hela flödet och automatiserar de delar som fortfarande görs manuellt.

Ja. Automatiseringen tar bort avskrivningen och kontrollerna, inte attesten. Er rutin för godkännande ligger kvar.

Närliggande tjänster

Alla tjänster

Finns det något ni fortfarande gör manuellt varje vecka?

Låt oss gå igenom hur ni arbetar idag och se om det finns en process som är värd att automatisera.

Boka ett kostnadsfritt kartläggningsmöte

30 minuter · kostnadsfritt

Esc
↑↓ välj ↵ öppna 36 poster